Vanskelige samtaler – Er du usikker på hvordan du skal gå frem?

Del dette innlegget
Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin

Har du ansatte som ikke presterer som forventet, tøyer grensene for tillit eller bryter regler? Da vet du også at dette kan bidra til mye frustrasjon, lite produktivitet og beslaglegge mye tid og krefter.

Som leder forventes det at du tar tak i situasjonen gjennom å gå i dialog med den eller de det gjelder. Det er ikke uvanlig at du, selv om du er leder, vegrer deg for slike samtaler.  

Hvorfor er det så vanskelig?

Vanskelige samtaler, er det av flere grunner. Ledere gir ofte uttrykk for at de er usikre på hvordan den ansatte vil reagere, eller at det er utfordrende å helt konkret si hva som er kjernen i problemene. Mange er også usikre på hvordan en slik samtale best gjennomføres.

En vanlig mestringsstrategi, som mange kan kjenne seg igjen i, er at man velger å «se det an» i håp om at problemene løser seg selv. Dette er vanligvis ønsketenkning. Konsekvensen er ofte at problemene får utvikle seg, sprer seg og at konfliktnivået mellom ansatt/leder øker.

Hva bør du gjøre?

Enten det er diffuse problemer som ligger og ulmer, eller det er klare varsellamper som blinker, så har du som leder alt å tjene på å ta initiativet til en samtale med den eller de det gjelder. Jo raskere man kommer i gang med god dialog, jo raskere kan man komme ut av problemene og få fokus tilbake på driften.

For å sikre en god prosess for både samtalen og videre oppfølging, anbefaler vi at du:

1. Tar tak i situasjonen før den eskalerer ytterligere

Selv om en uønsket situasjon har pågått over lang tid, uten at den konkret har blitt tatt tak i, er det aldri for sent å begynne med nye og gode rutiner. Jo før man kommer i gang med dette arbeidet, jo raskere vil man kunne se resultater og redusere negative konsekvenser.

2. Forbered deg godt

Gode forberedelser sikrer at møtet blir konstruktivt og skaper minst mulig ubehag. Før møtet gjennomføres er det hensiktsmessig at du setter deg inn i status i saken. Ha en klar forståelse for hva som er hensikten med møtet – hva er det du ønsker å oppnå? La hensikten med møtet være styrende for hvilke temaer du og den ansatte skal igjennom. Du bør også forberede forslag til mulige løsninger.

3. Gjennomfører med et tydelig fokus

Det er vanlig at den ansatte har negative forventninger til samtalen, som kanskje er knyttet opp til usikkerhet rundt hvilket tema dere skal snakke om og frykt for hva utfallet vil være. Start derfor samtalen med å presentere problemet og forklar hensikten med møtet. Jo mer konkret du er, jo lettere er det å ha en konstruktiv samtale rundt problematikken.

4. Dokumenter og følg opp

Uansett om møtet resulterer i en skriftlig advarsel eller ikke, så er det viktig at det dokumenteres at samtalen har funnet sted og innholdet i den. Videre vil tett oppfølging av den ansatte etter møtet bidra til at du som leder kan gi tilbakemelding på forbedringer, eller raskt kan følge opp med videre møter.

Del dette innlegget
Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *